Автор: Виталий К.
Какая главная задача у CRM? Правильно! Довести процесс продаж до легкого и приятного времяпрепровождения. Весело болтать по телефону, статистика данных событий аккуратно сама складывается в историю клиента. Отсылать одним кликом мыши КП, выставлять счета, договор и техзадание нажатием 1 кнопки на клавиатуре. А оплаченные счета ровным слоем закрывают весь экран, воронка продаж выглядит вертикальным столбом с показателем 100%. Но есть между оплатой счета и подписанием закрывающих документов один «милый» пунктик. Называется «выполнение работ».
У WEB-студий он, к тому же, очень немаленький по времени. Тут то и кроется небольшой, но коварный «баг системы». С одной стороны менеджер сделал свое дело, менеджер может уходить. Но! С другой стороны, очень часто, сделка не закрыта, а значит, не попадает в план выполненных задач. Сумма оплат не идет в зачет менеджеру. А если, не дай бог, еще и «пропарили» сроки… То недовольный клиент звонит кому???? Правильно! Тому, кто сладко пел по телефону о надёжности компании, о нерушимости договора и прочих радостях жизни.
Что же делать? Вести проект?
Но это еще одна система учета, еще один интерфейс и прочие сложности этой системы ведения проектов. Да и не нужно этого бывает. Хочется просто знать, что Вася вовремя нарисовал дизайн сайта, Коля вовремя его сверстал и отдал программеру Семену. А Семён в назначенный срок создал прототип сайта и отдал его на тестирование Александру. Александр тщательно протестировал его написал багрепорт и Семён в кратчайшие сроки все исправил и предоставил сайт заказчику. Один своевременный звонок вовлеченным людям не даст проекту свалится в пике дедлайноразгребания.
Что для WEB-студий и DIGITAL-агенств предусмотрено в YoollaCRM?
В нашей системе существует понятие контрольных точек. Это события, не связанные собственно с самим процессом продажи, но косвенно влияют на успешность сделки. Они могут устанавливаться как самим менеджером, так и его руководителем. Это опция, и ее можно пропускать и не ставить контрольные точки вообще. А можно ставить только часть из них. Как же ими воспользоваться?
Для начала, определить сами контрольные точки. Сколько их будет, как они будут называться
Контрольную точку можно привязать к этапу сделки, а можно не привязывать. Если вы привяжите ее к этапу, то сменить его на следующий можно будет только при условии исполнения контрольной точки. Например, при условии оплаты.
Добавляя контрольную точку вы можете указать роли и пользователей, которые имеют доступ к этой точке.
В нашем случае, мы добавили следующие точки: создание дизайна, создание прототипа, тестирование, работы выполнены полностью.
При начале работ, менеджер имеет представление сколько времени уходит на каждый этап. И расставляет контрольные точки, согласно этих знаний.
Расставив контрольные точки мы получаем примерно вот такую картину в карточке сделки
При прохождении контрольных точек будет появлятся отметка о фактическом выполнении работ. Позднее, руководитель сможет проанализировать по отчетам где были проблемы в исполнении сделки.
А у сотрудника на Рабочем столе в разделе «Здоровье» видно отображение всех его сделок и их состояние. Если срок контрольной точки (или всей сделки) прошел, а она не отмечена как выполненная, то такая сделка будет в списке подкрашена красным. Сделка, в которой все идет по плану отмечена зеленым. Сделка, в которой нет контрольных точек, имеет белый фон.
Кликом по сделке мы можем увидеть какая контрольная точка ближайшая и сколько осталось до «дедлайна», были ли оплаты и когда сделка должна быть закрыта.
В результате таких простых движений мы получаем более пристальный контроль над процессом исполнения работ. Для WEB-студии это может оказаться критичным.
Это не замена полноценной системе управления проектов.
В ней нет сервиса учета человеческих, материальных или финансовых ресурсов. Но здесь есть регулярные напоминалки о контрольных событиях проекта. Менеджер WEB или DIGITAL проекта не потеряет контроль над сделкой, после того как она “ушла в производство”. Он сможет позвонить клиенту и компетентно сказать:”Николай Петрович, ваш сайт уже на тесте и через 4 дня вы сможете его увидеть лично”. И при этом ни разу не соврет и не приукрасит, потому как знает, что сайт реально находится на тестировании.
И совсем не обязательно менеджеру знать сколько требуется человеко-часов для программирования прототипа. Достаточно позвонить начальнику отдела разработки (или написать в корпоративный чат) с вопросом «а мы укладываемся в срок, Семён»? Семён проверит подопечных, придаст ускорения нерасторопным и… ТА-ДА!!! Проект сдан в срок. Все получили премии и поехали на розовых пони по радуге…
Достаточно просто не забывать о людях, которые с тобой вместе «пилят» проект. И как менеджер зависит от исполнения работ, так и разработчики, дизайнеры, тестеры от работы менеджера. Поэтому лучше делать все командно.
А YoollaCRM активно вам будет в этом помогать.
Не забываем, что наша система прекрасно интегрируется с Asterisk, у нее есть планы для менеджеров и виджеты, которые каждую секунду отображают исполнение этих самых планов.
В скором времени мы внедрим в Yoolla почтового клиента и вся переписка с контрагентами будет автоматически подтягиваться в его карточку. Кроме этого счета, договора, техзадания будут отправляться одним кликом из того места, где они созданы. Без перехода в почтовую программу. Что еще надо для комфортной работы?
Сиди и радуйся. :-)
P.S.: Yoolla CRM можно интегрировать с любой системой с помощью RestAPI. Подробнее можно почитать в Документации - RestAPI для разработчиков.
С уважением,
команда проекта Yoolla CRM