Yoolla - логика продаж

Модуль ”Почтовик”

Что такое Yoolla.Почтовик

Это новый модуль (доступен с версии 8.30), который позволяет подключить почтовый ящик пользователя для получения и отправки email сообщений, интегрированный с Yoolla CRM, а также предоставляющий дополнительные возможности.

Предусмотрено подключение не более одного почтового ящика для каждого пользователя системы.

Чем не является Yoolla.Почтовик

  • Почтовик не является 100% заменой вашим почтовым программам или почтовым сервисам, т.к. не воспроизводит 100% функционала ведущих приложений, а также сам не доставляет почту;
  • Почтовик не предназначен для подключения всех существующих почтовых ящиков - поддерживается 1 почтовый ящик для 1 пользователя;
  • Почтовик не является средством сбора заявок с сайтов - для этого есть модуль "Сборщик интересов", хотя поддерживается преобразование входящего сообщения в Лид;

Используя Yoolla.Почтовик вы соглашаетесь с его ограничениями и возможными проблемами, ввиду того, что модуль только появился, при загрузке/отправке сообщений.

1. Возможности

  • Получение входящих писем с вложениями, с возможностью их привязки к записям Клиентов, Контактов и Сделок, а также возможностью перенести в историю активностей,
  • Отправка писем из интерфейса CRM с возможностью вложить файлы, Документы, счета и акты,
  • Синхронизация сообщений, отправленных из внешних почтовых программ,
  • Возможность создавать лиды, напоминания, а также создания записей в Базе знаний,
  • И многое другое

2. Настройка

Для настройки Почтовика следует перейти в этот раздел (соответствующая иконка в меню), найти в панели папок пункт "Настройка":

Подключаем почтовый ящик на примере:

Шаг 1. Авторизация

  • Указываем в полях "Логин" и "Email" ваш почтовый ящик, т.е. email
  • Авторизация - "Да" почти всегда для почтовых сервисов

Шаг. 2. Настройка серверов входящей и исходящей почты

Теперь надо настроить почтовые сервера, для получения и отправки почты. Мы подготовили данные для наиболее популярных сервисов почты, которые можно загрузить выбрав в списке "Загрузить для".

После настройки авторизации и серверов обязательно проведите проверку подключения с помощью оранжевой кнопки "Проверить".

После успешной проверки переходим к следующему шагу

Шаг 3. Настройка проверки папки "Отправленные"

Во время проверки подключения будут загружены все папки IMAP, имеющиеся на сервере. Вам надо выбрать ту папку, в которой сервер хранит отправленные сообщения - для того, чтобы можно было загружать письма, отправленные не из CRM, а из внешней почтовой программы. Например, для Яндекс.Почта - это папка "Отправленные", а для Gmail - папка "[GMAIL]/Отправленные".

Шаг 4. Настройка поведения Почтовика

Здесь все просто, однако рекомендуем параметр "Удаление" выбрать "Удалять только из CRM", чтобы измежать ситуаций случайного удаления писем без возможности их восстановления.

На этом настройки закончены.

Примечание:

  1. Максимальное количество дней проверки сообщений - 7, т.е. будут загружены сообщения не старше 7 дней
  2. Вложенные в тело сообщения изображения игнорируются
  3. При медленном соединении с интернет (например 3G) возможны проблемы с загрузкой сообщений и вложений
  4. Возможны проблемы с кодировкой входящих писем (поддерживаются кодировки UTF-8, Windows-1251, KOI8-R)
  5. Письма можно преобразовать в историю активностей только в том случае, если отправитель/получатель есть в базе CRM (т.е. для Клиентов и Контактов)

2а. Автоподписи

Вы можете также настроить автоподписи для каждого вида создаваемых сообщений:

  • новое письмо - рекомендуется полное содержание (приветствие, подпись, все контакты)
  • ответ на входящее - рекомендуется краткая подпись
  • при пересылке - рекомендуется подпись, контактный телефон

3. Список сообщений

Список сообщений отображает 50 писем для каждой папки (Входящие, Отправленные и т.д.).

В заголовке сообщения отображаются следующие данные:

  • Время/Дата получения
  • Количество прикрепленных файлов (если есть)
  • История (желтый цвет - не привязано к истории, зеленый - привязано к истории активностей)
  • Признак привязки к сделке
  • Тема сообщения
  • Отправитель (для входящих) или Адреса (для отправленных)

Индикатор на нижней панели:

  • Отображает количество не прочитанных сообщений
  • При клике на иконку загружается последние 20 не прочитанных соощений

4. Составление сообщения

1.) Получатели

Сообщение может быть отправлено как Клиенту/Контакту из CRM, так и на произвольный email (в данном случае для его добавления надо нажать клавиши Ctrl + Enter). Возможен выбор нескольких получателей.

2.) Сообщение

Для составления сообщения используйте встроенный визуальный редактор.

3.) Вложения файлов с компьютера

К сообщению можно прикрепить файлы с компьютера. При добавлении сообщения в историю активностей файлы будут скопированы и также прикреплены к записи истории.

4.) Вложение файлов из CRM

Также возможно прикрепление уже загруженных в систему файлов.

  • Если получатель существует в базе CRM, то будут доступны файлы из его карточки и Документы
  • Если получатель не содержится в базе, то доступны только Общие файлы
  • Если письмо создавать из сделки, то будут доступны еще 2 вкладки - Счета и Акты

  • Красным знаком "+" обозначаются счета/акты еще не преобразованные в PDF-файл - сначала надо будет сгенерировать pdf, а затем будет доступна кнопка прикрепления файла
  • Зеленым знаком "галка" обозначаются счета/акты, которые уже преобразованы в pdf

5. Переписка в карточках

Для удобства работы все сообщения с конкретным Клиентом или Контактом, а также сообщения прикрепленные к сделам доступны в карточках на вкладке "Переписка":

Также сообщение можно составить прямо из карточки. Для этого надо нажать на конверт рядом с адресом email

6. Дополнительные операции с сообщением

6.1. Создание Интереса (заявки, лид - кому как нравится)

На основе сообщения можно создать Интерес. При этом будут автоматически найдены все:

  • адреса email
  • телефоны
  • адреса сайтов

содержащиеся в сообщении. Также Интерес будет привязан к Клиенту и/или Контакту, если сообщение было к нему привязано

6.2. Создание напоминания

На основе сообщения можно создать напоминание. Напоминание будет автоматически привязано к записи Клиента, Контакта и/или Сделки, если сообщение к ним привязано. В поле "Агенда" будет скопировано содержание сообщения

6.3. Создание записи в Базе знаний

На основе сообщения можно создать запись в Базу знаний. При этом открывается форма создания записи с заполненными данными

 


Что-то не понятно? Задай вопрос: