Работа с напоминаниями

Добавить напоминание

Добавить напоминание можно практически из любого места в системе:

Выбрав необходимую дату на календаре и нажать на значок « + »
Выбрав пиктограмму напротив Клиента или Контакта:
Выбрав «Добавить напоминание» в карточке Клиента / Контакта / Сделки
В главном меню в разделе Календарь:

Элементы формы добавления напоминания

Тема - краткое содержание напоминания. При заполнении поля система предложит выбрать один из уже ранее внесенных вариантов или составить новую
Тип - тип напоминания, для облегчения визуального восприятия, а также для возможности дальнейшего поиска и фильтрации напоминаний и анализа. При добавлении напоминания система автоматически ставит тип, определенный "по-умолчанию" в настройках (см. Типы активности)
Важность и срочность - помогают определить приоритет выполнения напоминания
Агенда - расширенное содержание напоминания
Режим "Только чтение" - при включении такого режима система не будет требовать фиксации результата напоминания, внести изменения в напоминание может только автор. Кроме того, при прохождении сроков, такие напоминания автоматически переходят в категорию «Выполненные» и не показываются в календаре. Применение опции – простые события компании – например, собрание, корпоративное обучение и т.п.
Вкладка "Клиенты" - возможность привязать к напоминанию конкрентого клиента и/или контакты. При выборе Клиента в списке Контактов для выбора автоматически подгружаются контакты, закрепленные за Клиентом. Можно добавить не ограниченное количество Контактов;
Сотрудники - возможность назначить напоминание одному или нескольким сотрудникам (см. Групповые напоминания).

Изменение/Удаление напоминания

При изменении напоминания следует помнить о следующем:

Изменить напоминание можно только в течение 1 дня после его добавление. При наличии прав (Может редактировать/удалять напоминания) на изменение напоминаний – изменить можно в любое время;
Удалить напоминание можно только в течение 1 дня с момента добавления или, при наличии прав, в любое время;
Напоминание, поставленное другим сотрудником, удалению не подлежат – необходимо зафиксировать результат выполнения. Данное правило не распространяется на напоминания, поставленные с признаком «Только чтение» - они автоматически переходят в выполненные на следующий день после наступления события.

Групповые напоминания

У каждого сотрудника есть возможность поставить напоминания любому сотруднику в системе. Это может использоваться, например, для заказа калькуляции тех.специалистом, или выезд специалиста к клиенту.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Режим «Только чтение» - при включении такого режима система не будет требовать фиксации результата напоминания ни от сотрудников, ни от автора, внести изменения в напоминание может только автор. Кроме того, при прохождении сроков, такие напоминания автоматически переходят в категорию «Выполненные» и не показываются в календаре. Применение опции – простые события компании – например, собрание, корпоративное обучение и т.п.;
Назначенные напоминания нельзя редактировать (редактировать может только автор) – можно только делать пометку о выполнении;
При внесении изменения в групповое напоминание оно будет изменено у всех сотрудников, включенных в список.

Отметка о выполнении напоминания

Каждое напоминание, кроме помеченных как «Только чтение» требует фиксации результатов. Для пометки о выполнении напоминания необходимо нажать на пиктограмму

В появившемся окне зафиксируйте результат выполнения:

Быстрые теги можно настроить в Панели Управления,
Можно добавить несколько вложений
Размер и формат вложений должен соответствовать разрешенным в системе (устанавливается в Панели управления)

В случае необходимости можно сразу назначить новое напоминание. В этом случае в Историю активностей будет занесена запись Результата напоминания и составлено новое напоминание.

Просмотр выполненных Напоминаний и Результатов возможен либо в отчетах, либо в разделе Календарь / События: