Yoolla - логика продаж

Создание документов

Документы – это модуль Yoolla CRM, который позволяет создавать и/или вести учет различных документов, прикреплять их к Организациям и Сделкам:

  1. Создание Договоров с автоматическим присвоением номера по шаблону и прикреплением файлов,
  2. Создание Актов приема-передачи (услуг/прав) с возможностью печати, преобразования в PDF и отправкой по email (по шаблону, с автоматическим присвоением номера, на основании Графика платежей и Спецификаций),
  3. Создание любых других типов документов с помощью редактора типов документов (не доступно в версии Base) с автоматическим присвоением номера по заданному шаблону,
  4. Разграничение доступа к созданию документов по Ролям и конкретным сотрудникам (не доступно в версии Base);

В процессе продажи возникает необходимость создавать различные документы – Коммерческие предложения, Договоры, Акты и прочие документы, в т.ч. и внутреннего применения. Модуль Документы позволяет делать это наиболее удобным образом и прикреплять к конкретным Клиентам и Сделкам в базе.

Подготовка

Прежде чем начать использовать функцию Генератора документов, следует настроить систему. Настройка производится в разделе «Управление» / «Администрирование» / блок «Документы». Вам надо настроить следующие разделы:

  • Компании и счета - блок для настройки реквизитов своей компании (или нескольких компаний) для документов (Компании и счета)
  • Типы документов – блок создания собственных типов документов (Типы документов)
  • Шаблоны документов - блок загрузки шаблонов для документов, кроме Счетов и Актов (Шаблоны документов)
  • Документы и счета – блок настройки создания Договоров и Счетов (Документы и счета)
  • Акты – блок настройки создания Актов приема-передачи (Шаблоны актов)

В CRM документы типа «Договор» являются встроенным типом документов и предназначены для хранения и учета договоров с клиентами. Договор можно прикрепить к Карточке Организации или к конкретной Сделке. К Организации можно прикрепить неограниченное количество договоров, к Сделке – только один. Таким образом существует жесткий принцип "1 договор = 1 сделка".

Примечания:

  • Собственные типы документов можно прикрепить только к Сделкам.
  • Используются реквизиты компании-плательщика
  • К документу каждого типа можно прикрепить несколько шаблонов в разделе Шаблоны документов

Добавляем документ

Убедитесь, что модуль настроен - Типы документов и Шаблоны документов.

Шаг.1 Переходим в карточку Сделки на вкладку Документы.

Затем в меню "Добавить" выбираем тип документа, который хотим создать:

Ограничения доступа

  • В случае, если не указано ограничение доступа ни для Ролей, ни для Сотрудников, то доступ предоставляется всем сотрудникам, имеющим доступ к конкретной Сделке.
  • В случае, если указано ограничение доступа и для Ролей, и для Сотрудников, то доступ предоставляется при соответствии текущего сотрудника любому из условий.

Шаг 2. Добавляем выбранный документ

Тут все просто - можно создать документ по шаблону (если содан шаблон) или прикрепить уже готовый документ. Нажимаем сохранить - готово.

В результате работы генератора документа получаем файл в формате MS Word, который можно скачать и использовать дальше (коррекция, печать, отправка клиенту).

Преимущества

  1. Создание документов занимает пару кликов мышкой и несколько секунд времени
  2. Если в сделке создана спецификация, то её можно вставить в документ
  3. Если в карточке Клиента заполнены реквизиты, то генератор подставит их в документ (на основе системы тегов)

Пример применения

С клиентом заключен Рамочный договор с периодом действия 1 год. Все сделки в этот период заключаются как доп.соглашения к Рамочному договору.

Наши действия:

  1. В карточке Клиента создаем Договор (рамочный, без спецификаций и сумм)
  2. Все сделки в этот период привязываем к этому договору
  3. Создаем тип документа и шаблон "Дополнительное соглашение"
  4. В сделке создаем документ - Дополнительное соглашение к Рамочному договору

В результате экономим кучу времени на составление Документов.


Что-то не понятно? Задай вопрос: